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電子郵件 其實(shí)是你在工作中的第2張臉
資訊 > 熱門(mén) > 正文 917 newsadmin 微信公眾號(hào)哈佛商業(yè)評(píng)論 2019-05-15 14:04:55

電子郵件會(huì)影響我們的個(gè)人品牌。據(jù)說(shuō),一個(gè)職場(chǎng)人平均每天收到121封郵件,一年的郵件加起來(lái)簡(jiǎn)直就像雪崩一樣,難怪我們對(duì)郵件方面的影響已經(jīng)有些麻木。通常情況下,我們會(huì)花上幾個(gè)小時(shí)來(lái)美化自己的LinkedIn個(gè)人資...

電子郵件會(huì)影響我們的個(gè)人品牌。據(jù)說(shuō),一個(gè)職場(chǎng)人平均每天收到121封郵件,一年的郵件加起來(lái)簡(jiǎn)直就像雪崩一樣,難怪我們對(duì)郵件方面的影響已經(jīng)有些麻木。通常情況下,我們會(huì)花上幾個(gè)小時(shí)來(lái)美化自己的LinkedIn個(gè)人資料、修改簡(jiǎn)歷,然而卻因?yàn)橼s時(shí)間而匆忙地把一封不知所云的郵件發(fā)了出去。“從我的個(gè)人設(shè)備發(fā)送,請(qǐng)忽略錯(cuò)別字”等說(shuō)明不能成為“免死金牌”,也不能被當(dāng)作草率寫(xiě)郵件的借口。

有沒(méi)有想過(guò),你正在通過(guò)郵件傳達(dá)什么樣的個(gè)人品牌?是時(shí)候認(rèn)真考慮一下了。你發(fā)送的每封電子郵件都會(huì)影響你的職場(chǎng)聲譽(yù)。

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發(fā)送電子郵件時(shí),千萬(wàn)不要犯以下常見(jiàn)錯(cuò)誤:

郵件太長(zhǎng),難以消化

你的郵件是不是像《罪與罰》(Crime and Punishment,俄國(guó)作家陀思妥耶夫斯基創(chuàng)作的長(zhǎng)篇小說(shuō)——譯者注)那樣,長(zhǎng)得要分為12個(gè)部分呢?你是不是會(huì)把對(duì)方想知道的背景全都寫(xiě)進(jìn)去呢?雖然背景對(duì)于理解內(nèi)容至關(guān)重要,但是要記住,對(duì)方需要知道的,只是所有信息的一小部分而已。成年人的注意力只有8秒,所以每一刻都很重要:直接切入重點(diǎn)就好了。

郵件抄送很多人

你是不是已經(jīng)習(xí)慣把郵件抄送給許多人?如果是這樣,你就要問(wèn)問(wèn)自己,究竟誰(shuí)才真正需要接收到這封郵件?在許多企業(yè)中,形成了一種利用“過(guò)度抄送”以保護(hù)自己的政治文化。記住,你發(fā)送的每封郵件都會(huì)增加其他抄送人的郵件負(fù)擔(dān),特別是當(dāng)其中一個(gè)收件人決定“全部回復(fù)”時(shí)。

郵件內(nèi)容不完整

雖然要長(zhǎng)話短說(shuō),但是也不能簡(jiǎn)要得過(guò)于突兀。千萬(wàn)不要在郵件中只寫(xiě)個(gè)一詞半句,進(jìn)行思維跳躍,而不考慮對(duì)方是否能夠跟得上。之前,你是否收到了大量的回復(fù)郵件要求澄清問(wèn)題?如果是這樣,就說(shuō)明你的電子郵件需要更具條理性,以及需要加入更多背景。

郵件重點(diǎn)不明確

千萬(wàn)不要讓對(duì)方像符號(hào)學(xué)家一樣,必須去挖掘你的電子郵件才能找到重要內(nèi)容。要確保對(duì)方知道問(wèn)題是什么,以及為什么要他回復(fù)。盡管我們的工作離不開(kāi)電子郵件,但是回復(fù)郵件并不是什么高深的事務(wù)。如果想讓讀者消化你的信息,甚至采取行動(dòng),就要將信息寫(xiě)得簡(jiǎn)單明了。

對(duì)于如何撰寫(xiě)電子郵件,我們可以從馬克·吐溫(Mark Twain)的寫(xiě)作風(fēng)格中得到啟發(fā):他開(kāi)創(chuàng)了一種獨(dú)特、讓人印象深刻的寫(xiě)作風(fēng)格,另外他還會(huì)對(duì)文字進(jìn)行反復(fù)編輯,以做到通俗易懂。正如他所說(shuō):“任何人都有想法,但是難就難在如何使用精煉的語(yǔ)言而非長(zhǎng)篇大論表達(dá)出來(lái)。”所以,不妨花些時(shí)間來(lái)優(yōu)化、打磨郵件,相信你很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)效果已經(jīng)大幅改善。另外,郵件一定要追求質(zhì)量而非數(shù)量,并不是每封郵件都值得你花費(fèi)同樣的精力。

不過(guò),千萬(wàn)別效仿馬克·吐溫的另一個(gè)寫(xiě)作風(fēng)格,那就是壞脾氣。其實(shí),人們對(duì)電子郵件本身懷有固有偏見(jiàn)。因?yàn)槿藗兺?xí)慣依賴語(yǔ)調(diào)、面部表情和身體語(yǔ)言等社交線索,來(lái)解讀對(duì)方的表達(dá);社會(huì)神經(jīng)科學(xué)領(lǐng)域已經(jīng)證明,如果缺乏這些,信息接收者就很容易得出最壞的結(jié)論。所以寫(xiě)電子郵件時(shí),你千萬(wàn)要留意各種細(xì)節(jié),否則會(huì)很容易招致對(duì)方的誤解,而你就得去收拾殘局了。

從寫(xiě)下一封電子郵件開(kāi)始,請(qǐng)遵循以下規(guī)則:

  • 在主題一欄明確注明郵件目的。如果在主題前面加上標(biāo)題(例如【行動(dòng)】、【通知】)就更好了,這樣做能夠幫助對(duì)方弄明白回復(fù)的重點(diǎn)是什么。
  • 在電子郵件開(kāi)頭就明確提出要求,以防對(duì)方?jīng)]有看到預(yù)覽以外的內(nèi)容。這樣一來(lái),就在無(wú)形中提高了對(duì)方理解郵件重點(diǎn)的機(jī)會(huì)。
  • 如果要把任務(wù)分配給某人或者向某人提出問(wèn)題,可以在郵件正文中將此人名字加粗,這樣就大幅提升了獲得所需注意力的機(jī)會(huì)。
  • 花些時(shí)間,把郵件盡可能寫(xiě)得有禮貌一些,這將幫助對(duì)方真正了解你想說(shuō)的話。

下次打開(kāi)電子郵件帳戶時(shí),不妨認(rèn)真看看你的“已發(fā)送”文件夾。關(guān)于你的個(gè)人品牌的一切信息都在里面。如果你對(duì)自己的品牌不滿意,那么就從現(xiàn)在開(kāi)始,重新通過(guò)電子郵件來(lái)打造你的職場(chǎng)聲譽(yù),這真的非常重要。


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