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新工作分析的定義與結(jié)構(gòu)
在人力資源管理中，有一項最基礎(chǔ)的工作，也是各職能模塊運作時最關(guān)鍵的工作，它就是工作分析。
傳說只要練好了這項內(nèi)功，你就可以像金鐘罩鐵布衫十三太保橫練那樣，剛猛無比，刀槍不入，縱橫于HR的職場江湖：一說起招聘，你腦海里就可以浮現(xiàn)此崗位的關(guān)鍵職責和勝任要求，讓你招人從此無憂；一開展培訓，你就知道此崗位具體的職責與任務(wù)是什么、大概的業(yè)務(wù)流程是哪些、關(guān)鍵的工作步驟和原因是什么，因此你就知道要培訓什么理論知識、什么專業(yè)技能、什么工作流程及方法工具；一做起績效，你就知道此崗位的工作目的目標、崗位職責與涉及的作業(yè)流程是什么，同時也知道可以用哪些指標來衡量其工作產(chǎn)出，有哪些流程可以支撐指標的取數(shù)，從而再結(jié)合它部門的年度目標、工作規(guī)劃進行具體的指標設(shè)計、考核取數(shù)、結(jié)果應(yīng)用；它是建立企業(yè)薪酬等級結(jié)構(gòu)的第一步——崗位價值評價的源頭……
工作分析之所以如此重要的，根本原因在于：管理是因事選人、育人、用人、留人，工作分析就是理清事。理事在前，管人在后，而理清事情則必須熟練掌握與運用工作分析的方法與技巧。
那么到底如何才能快速有效地做好某個崗位的工作分析呢？
一個崗位的工作分析它包括兩大塊內(nèi)容：崗位工作職責描述與崗位的任職要求，其中崗位工作職責描述是因、是輸入，崗位任職資格是果，是輸出，這里面同樣也體現(xiàn)了因事選人的思想。
工作描述的方法：FAIR四角色法
首先要解決的就是如何做好崗位工作職責描述？很明顯，需要掌握兩方面的技巧：崗位工作職責描述的步驟與工作描述的方法。
首先，介紹工作描述的方法。因為任何事物一旦無法描述，就無法溝通。
工作的描述的方法一般采用“動詞+名詞”或者“名詞+動詞”的結(jié)構(gòu)來表示。其中，名詞就是工作事項的名稱；動詞的采用有相應(yīng)的規(guī)定，一般遵循“FAIR四角色法”。
所謂FAIR四角色法是指部門或者崗位在此項工作中扮演了具體四種角色，角色從低到高分為：執(zhí)行者、推動者、思考者、決策者，每一種角色對應(yīng)不同的動詞：

角色	適用崗位層級	對應(yīng)的動詞
推動者 （Facilitate）	基層（頻率高）中層	了解/知曉、協(xié)助/協(xié)辦、參與、協(xié)調(diào)、推動/促進、改善、傳達
決策者 （Approve）	高層	授權(quán)、審批、審核/審查、指導/管理、建立/制訂、發(fā)展/規(guī)劃、決策/審批、評定
執(zhí)行者 （Implement）	基層	提供/提交、修改/維護、操作、執(zhí)行/履行/處理、分配、控制/監(jiān)督/檢查、主辦、主導/主持、組織
思考者 （Research）	中層（頻率高）基層	收集-界定-研究-評估-起草-建議-咨詢 匯集-整理-分析-預測-撰寫-提議-解釋

掌握了“FAIR四角色法”，我們就能很清晰地描述出某個部門或某個崗位的某項工作職責。舉例：
人力資源部門職責之一：制訂公司人力資源規(guī)劃。該部門各崗位在此項工作中的職責就是：
人力總監(jiān)：制訂人力資源規(guī)劃（決策者）
人力經(jīng)理：起草人力資源規(guī)劃（思考者）
人力專員：參與人力資源規(guī)劃的制定（推動者）
從上述案例中，我們也可以看出：一般部門職責就是部門負責人的職責。
三步描述出崗位工作職責
因為崗位工作職責源于部門職責的矩陣分解，所以描述崗位工作職責之前就必須先描述出部門職責，然后再對部門職責進行崗位的矩陣分解，具體步驟如下：
①、羅列出部門所有的工作事項。使用的方法有頭腦風暴法，即召集部門所有成員對自己負責的各項工作進行羅列，然后形成記錄；資料分析法，即搜集公司過去及現(xiàn)在的部門職責、崗位說明書、年度工作計劃與總結(jié)、重點項目相關(guān)文件、部門內(nèi)外部客戶及客戶需求等資料，從中分析并羅列出部門的各項工作。
注意：工作羅列時，盡可能按照“CPDCA模式”開展，以防工作遺漏。C是指customer，內(nèi)外部客戶及其需求；P指plan，計劃；D指do,實施；C指check，檢查；A指action，改善。以培訓部的培訓管理這一職責為例進行CPDCA羅列：
n搜集、分析公司內(nèi)部各部門及崗位與外部經(jīng)銷商的年度培訓需求，并制定年度培訓需求分析報告；
n依據(jù)培訓需求分析報告，結(jié)合公司及部門年度目標規(guī)劃、部門與崗位的職責，制定與分解公司年度培訓計劃；
n定期按照計劃組織開展各項培訓，培訓后及時記錄、更新、維護培訓管理信息平臺；
n階段性地培訓計劃履行情況以及重點培訓項目進行效果檢查，及時通報并提出改善意見；
n對年度培訓工作的成本、效果、質(zhì)量、完成率進行總結(jié)，并再下一年度進行改善。
②、對所列工作事項進行分類分級的歸集。首先是分類，然后才是對每個類別的工作進行分級。分類的依據(jù)是部門所有工作職責項涉及到的模塊、領(lǐng)域或者部門的運營模式，比如人力資源部門工作事項會涉及到招聘、培訓、績效、薪酬、員工關(guān)系等模塊；分級就是要評審相同模塊、領(lǐng)域內(nèi)各項工作之前的關(guān)系，并列是同級、包含是下級、遞進亦同級、因果可同級也可并入一級，為了避免分級過細，我們一般把工作職責分解為3級即可。下表是一個集團化公司人力資源部運營模式下的分層分級的工作事項歸集：

一級關(guān)鍵職責 （部門設(shè)置目的）	二級關(guān)鍵職責 （下級單位職責）	三級關(guān)鍵職責 （列舉每項職責的關(guān)鍵任務(wù)3-5項為宜）
制定、實施改善集團人力資源戰(zhàn)略與策略，為集團戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人力資源	協(xié)助高層領(lǐng)導制定集團業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略以及人力資源戰(zhàn)略	■人力資源規(guī)劃 ■組織結(jié)構(gòu)調(diào)整及變革 ■企業(yè)文化建設(shè) ■核心人才評估與繼任計劃
	為各級管理者提供專業(yè)人力資源技術(shù)支持	■薪酬福利體系設(shè)計與完善 ■招聘配置體系設(shè)計與完善 ■業(yè)績管理體系設(shè)計與完善 ■培訓開發(fā)體系設(shè)計與完善
	促進集團業(yè)務(wù)變革	■為研發(fā)部門業(yè)務(wù)發(fā)展提供全面的人力資源支持 ■為生產(chǎn)部門業(yè)務(wù)發(fā)展提供全面的人力資源支持 ■為營銷部門業(yè)務(wù)發(fā)展提供全面的人力資源支持 ■為其他部門業(yè)務(wù)發(fā)展提供全面的人力資源支持
	為集團本部提供人事行政服務(wù)者	■人事手續(xù)辦理 ■人力資源信息系統(tǒng)維護

③、將部門的第3級職責矩陣式的分解到部門所有的崗位。分解的原則同樣要遵循“FAIR四角色法”，即每一項部門職責，在部門內(nèi)不同層級的崗位上所擔負的角色不同。以公司培訓部的培訓管理3級職責為例進行矩陣分解：
培訓部職責分解結(jié)構(gòu)表

職位 部門職責	培訓經(jīng)理	培訓師	培訓助理
制定、實施公司年度培訓需求方案	指導下屬制訂年度培訓需求方案/審核公司年度培訓需求分析報告	提交年度培訓需求方案/組織開展年度培訓需求調(diào)查/撰寫年度培訓需求報告	協(xié)助培訓師設(shè)計年度培訓需求方案/獨立實施年度培訓需求調(diào)查
制訂與分解公司年度培訓計劃	審核與修改年度培訓計劃	制訂與分解公司年度培訓計劃/宣貫?zāi)甓扰嘤栆?guī)劃	協(xié)助宣貫公司年度培訓計劃
……	……	……	……

通過以上三個步驟，我們可以全面、準確地描述出崗位的工作職責。
如何根據(jù)崗位工作職責快速導出崗位的任職要求？
最后，如何由崗位工作職責推出崗位的任職要求呢？我們知道了崗位的工作職責，僅僅是理清事，即要做什么；而任職要求則是評估崗位成員能不能做的標準，當然怎么做則是工作的具體流程，包括各類規(guī)章制度、操作程序。
下面簡單介紹一種基于能力族的崗位任職要求描述的方法：
①、熟練掌握麥柯里蘭的6大勝任素質(zhì)族及每個指標的定義，具體每個指標的含義不在此贅述。

序號	素質(zhì)族	素質(zhì)指標
①	成就與行動族	信息搜集、主動性、成就導向、規(guī)范執(zhí)行
②	幫助與服務(wù)族	人際理解、客戶服務(wù)導向
③	影響族	組織認知、關(guān)系建立、影響力
④	管理族	團隊領(lǐng)導、監(jiān)控目標、培養(yǎng)他人、團隊合作
⑤	個人效能族	自信、自我控制、彈性、組織承諾
⑥	認知族	專業(yè)知識、分析式思考、歸納式思考

②、羅列崗位的工作職責，并根據(jù)其職責直接從6大素質(zhì)族里面摘取對應(yīng)的勝任素質(zhì)指標，以融資管理經(jīng)理（下轄融資主管與票據(jù)業(yè)務(wù)主管）崗位職責為例：

序號	工作職責	素質(zhì)要求
①	協(xié)助制訂集團融資管理制度、并組織執(zhí)行、監(jiān)督反饋	專業(yè)知識：進出口流程與外匯管理、銀行借貸流程、上市及證券交易、財務(wù)管理等知識，團隊領(lǐng)導，團隊合作，培養(yǎng)他人，演繹思維，建立關(guān)系
②	協(xié)助制定集團年度融資規(guī)劃，擬定、執(zhí)行月度計劃，并進行總結(jié)反饋
③	組織拓展各類融資渠道，并對渠道的融資成本進行分析與審核
④	預測、控制進出口業(yè)務(wù)的外匯交易風險

解析：因為融資管理經(jīng)理需要帶領(lǐng)團隊、協(xié)助進出口部門控制交易風險，則直接快速的可以選出團隊領(lǐng)導、團隊合作的勝任素質(zhì)；融資渠道開拓所要求的銀企關(guān)系是需要本崗位具備良好的建立關(guān)系之能力；另因銀行利息、外匯等變化會給公司融資成本帶來較大的風險，所以其演繹推理能力要非常強；而進出口流程、外匯管理、銀行借貸流程、上市及證券交易則為其開展各項融資工作（進出口是風險控制）必備知識，當然本身此崗位屬于財務(wù)職群，所以財務(wù)管理知識是必備的。
值得提醒的是，在實際崗位任職要求的推導過程中，我們有時還要考慮行業(yè)因素、企業(yè)文化因素、甚至是團隊或領(lǐng)導者工作風格因素才能得出更加準確的崗位任職要求。