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為了早下班1小時(shí)，我總結(jié)了3個(gè)提高效率的方法

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Lachel

L先生說(shuō)（lxianshengmiao）發(fā)表日期

2018-07-27 07:32:40

工作后總感覺(jué)時(shí)間不夠用怎么辦？每天都要加班怎么辦？如果你是經(jīng)常加班的標(biāo)準(zhǔn)職場(chǎng)人，那么你一定要看完這篇文章。熟悉我的人會(huì)知道，我先后做過(guò)公關(guān)、廣告、互聯(lián)網(wǎng)。這幾個(gè)行業(yè)，全都是以「忙」著稱的。忙到什么...

工作后總感覺(jué)時(shí)間不夠用怎么辦？每天都要加班怎么辦？如果你是經(jīng)常加班的“標(biāo)準(zhǔn)職場(chǎng)人”，那么你一定要看完這篇文章。

熟悉我的人會(huì)知道，我先后做過(guò)公關(guān)、廣告、互聯(lián)網(wǎng)。這幾個(gè)行業(yè)，全都是以「忙」著稱的。

忙到什么程度呢？

打開(kāi)三四十個(gè)標(biāo)簽頁(yè)，在五六個(gè)Office之間切換。吃午飯時(shí)也要對(duì)著電腦，一天下來(lái)才發(fā)現(xiàn)自己一杯水都沒(méi)喝，都是家常便飯。

在這種環(huán)境下，像我這么懶的人，當(dāng)然會(huì)想各種辦法來(lái)節(jié)省時(shí)間。

今天要分享的，就是從實(shí)戰(zhàn)中總結(jié)出來(lái)的：能確切可行節(jié)省工作和學(xué)習(xí)時(shí)間的一些小竅門。

建立專屬信息庫(kù)

我敢保證，你每天的日常工作和學(xué)習(xí)當(dāng)中，一定有許多時(shí)間浪費(fèi)在來(lái)回搜尋信息上面。

什么信息呢？

比如QQ里和同事的某段對(duì)話、微信里面領(lǐng)導(dǎo)的一段要求、郵件里面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個(gè)文件等等。

它們總是在你最緊急、最需要的時(shí)候藏起來(lái)，讓你花一番力氣去找。不但浪費(fèi)時(shí)間，也常常影響心情。

如果你經(jīng)常有這樣的困擾，那可以試試這個(gè)方法——建立一個(gè)專屬的信息庫(kù)。

無(wú)論是聊天記錄、郵件內(nèi)容，還是工作安排、項(xiàng)目反饋，抑或是突然產(chǎn)生的靈感，或者從網(wǎng)上看到的有價(jià)值的案例、知識(shí)，都可以往里面一丟。需要的時(shí)候打開(kāi)它，直接查找即可。

1、用筆記軟件來(lái)建立信息庫(kù)

我的建議是利用Onenote或者印象筆記。當(dāng)然，為知筆記、有道云筆記之類，也是可以的。

在筆記軟件里，按照你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，新建一個(gè)筆記本。

然后所有跟這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的一切信息，都可以放進(jìn)這個(gè)筆記本，再起一個(gè)易于辨認(rèn)的名字即可。

比如，你和同事討論一個(gè)原型。他提了很多有意思的看法。聊完之后，為了避免忘記，你就可以直接把聊天記錄復(fù)制出來(lái)，在筆記本里新建一頁(yè)筆記。命名為「06.19與XXX關(guān)于XX原型第二版的討論」即可。

或者，你是一名文案。那么可以直接新建一頁(yè)筆記，把平時(shí)在網(wǎng)上搜集到的案例放進(jìn)去，再寫(xiě)上來(lái)源和自己的想法。當(dāng)你沒(méi)有靈感的時(shí)候，打開(kāi)看看，立刻可以為你提供大量的創(chuàng)意參考。

更重要的，可以把所有的工作流程、規(guī)范，甚至是生活的備忘錄都放進(jìn)去。

比如「5號(hào)電池在門口第二個(gè)柜子里」、「充電器在臥室書(shū)架下面的箱子里」、「身份證在衣柜下面的抽屜第二層」等。

平時(shí)或許感覺(jué)不到，但在急需的時(shí)候，絕對(duì)可以為你節(jié)省大量的時(shí)間和精力。

2、堅(jiān)持平時(shí)的積累和記錄

建立信息庫(kù)，最好是設(shè)置為開(kāi)機(jī)啟動(dòng)，配合相應(yīng)的插件和快速啟動(dòng)方式。

比如印象筆記的「剪藏」、Onenote的「新建快速筆記」。務(wù)求第一時(shí)間將信息記錄入筆記中。

為什么要匯總一個(gè)唯一的入口呢？

因?yàn)檫@樣不但可以減少記憶的難度、節(jié)省我們的認(rèn)知和記憶資源，而且可以使工作和學(xué)習(xí)變得簡(jiǎn)潔高效。

當(dāng)你再也不用把精力花在記憶上，你知道只要打開(kāi)這本筆記本，就可以找到一切需要的內(nèi)容時(shí)，你就可以更專注在手頭的事務(wù)上面。

減少對(duì)工作的打斷

很多人為了節(jié)省時(shí)間，都會(huì)讓自己進(jìn)行「多任務(wù)工作」。

比如像前文所說(shuō)，同時(shí)開(kāi)著一大堆網(wǎng)頁(yè)。這里看一會(huì)、那里看一會(huì)；做一下PPT、做一下EXCEL。以此來(lái)降低「我還有一項(xiàng)任務(wù)沒(méi)有開(kāi)工」的焦慮感，讓自己沉浸在「所有任務(wù)都在同步進(jìn)行」的美好感覺(jué)之中。

但是這恰恰是最浪費(fèi)時(shí)間、最沒(méi)有效率的表現(xiàn)。

記住一個(gè)最基本的原則：

人類的大腦是沒(méi)法進(jìn)行「多線程處理」的。人同一時(shí)間只能聚焦在一件事情上面。

所謂的「多任務(wù)工作」并不是真的「同時(shí)進(jìn)行」，而是大腦不斷地在這些不同的事務(wù)之間打斷和切換而已。

也就是說(shuō)，當(dāng)你以為「同時(shí)處理兩項(xiàng)任務(wù)」時(shí)，實(shí)際上，你的大腦是這樣運(yùn)作的：

進(jìn)入A的工作狀態(tài)-退出A的工作狀態(tài)-進(jìn)入B的工作狀態(tài)-退出B的工作狀態(tài)……

循環(huán)往復(fù)。只是切換的時(shí)間太短，我們很難覺(jué)察到而已。

比如你寫(xiě)一篇文章，先在腦子里構(gòu)思出幾個(gè)要點(diǎn)。這時(shí)一個(gè)新聞彈窗吸引了你。你點(diǎn)擊打開(kāi)，看完一篇新聞。再回過(guò)頭思考剛才的文章，你還能立刻回憶起剛才構(gòu)思的結(jié)果么？

恐怕不是那么簡(jiǎn)單了。因?yàn)樗呀?jīng)被我們從「工作記憶」中清除了出去，騰出空間來(lái)接受和處理新的信息。你需要一段時(shí)間才能重新把它找回來(lái)。

而當(dāng)我們反復(fù)打斷的時(shí)候，這些時(shí)間累積起來(lái)，其總量是相當(dāng)可觀的。

所以工作時(shí)，請(qǐng)專注在你手頭上正在處理的事情，至少保證半個(gè)小時(shí)以內(nèi)不要打斷，不要同時(shí)處理任何其他的事情。

如果有任何突發(fā)性的事務(wù)，比如要交一個(gè)報(bào)表、要回復(fù)一個(gè)郵件、回應(yīng)一個(gè)同事等。

先用便簽紙記下來(lái)，也不要超過(guò)10秒鐘，更不要打斷工作。

直到原來(lái)的任務(wù)告一段落，或者你感到疲倦了，再休息。按照便簽紙上面的內(nèi)容去逐項(xiàng)處理。

如果一定非打斷不可，比如突然有個(gè)會(huì)議要開(kāi)。

那就拿上便簽紙，先把剛才的工作進(jìn)度和正在思考的內(nèi)容，用關(guān)鍵詞的形式迅速記下來(lái)，自己能看懂即可。

當(dāng)回到原先工作的時(shí)候，這可以大大減少你進(jìn)入狀態(tài)的時(shí)間。

化整為零

生活中的碎片時(shí)間，比如乘車、等電梯、吃飯、步行等等。這些時(shí)間，大家是怎么利用的？

我想很多人都會(huì)選擇讀書(shū)、看公眾號(hào)；或者聽(tīng)講座、公開(kāi)課。這很對(duì)，當(dāng)然也比發(fā)呆，什么也不干要好得多。

但是這仍然不是最好的利用方式。為什么呢？因?yàn)榻^大多數(shù)有價(jià)值的知識(shí)，并不是你在碎片時(shí)間里可以掌握的。

它們往往很復(fù)雜，有著嚴(yán)格的推理過(guò)程和思考邏輯。你要完全代入作者的語(yǔ)境里面，跟著他的思路、分析他的論證過(guò)程、記住他的結(jié)論。這個(gè)過(guò)程，很多時(shí)候都沒(méi)法在碎片時(shí)間里完成，它往往需要一整段的大塊時(shí)間。

在碎片時(shí)間里，你能學(xué)習(xí)到的，只是一些簡(jiǎn)單的結(jié)論而已。

它們除了增加一些談資之外，并沒(méi)有太大的價(jià)值。甚至還不一定是全面、嚴(yán)謹(jǐn)、正確的。

那么，對(duì)于碎片時(shí)間，最好的利用方式是什么呢？

不是學(xué)習(xí)和吸收，而是思考。

一個(gè)行之有效的方法，是把工作、學(xué)習(xí)中遇到的問(wèn)題，分解成一個(gè)個(gè)更小的問(wèn)題。然后把它們列成清單隨身攜帶。利用碎片時(shí)間，進(jìn)行思考和推導(dǎo)。

在這個(gè)過(guò)程中，取得的任何進(jìn)展和反饋都記下來(lái)。便于下一次繼續(xù)進(jìn)行思考。

比如做一個(gè)PPT，你就可能會(huì)列出這些問(wèn)題：

“

整個(gè)PPT的邏輯要怎么呈現(xiàn)？

每一部分分別用多少P來(lái)講？

背景分析需要考慮哪些因素？

PEST每一點(diǎn)分別要怎么寫(xiě)？

市場(chǎng)分析要怎么寫(xiě)？

目標(biāo)消費(fèi)者具有怎樣的特點(diǎn)？

把這些問(wèn)題做成清單，只要有空就拿出來(lái)思考。再及時(shí)把思考結(jié)果記下來(lái)，而不是等坐到辦公桌前才去思考。

這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式，也是最能節(jié)省時(shí)間的方式。

生活中很多看起來(lái)很聰明的人，其實(shí)并不是真的比我們聰明多少。

而是因?yàn)樗麄冊(cè)谏钪械拿恳幻�，在別人發(fā)呆、放空、渾渾噩噩的時(shí)候，都時(shí)刻在腦中對(duì)各種情形進(jìn)行思考、推演、分析，對(duì)各種路徑和結(jié)果早已爛熟于心。

所以當(dāng)需要的時(shí)候，就能夠非�？焖俚貙�(duì)各種情況進(jìn)行判斷，作出最佳的決策。

end

【活動(dòng)預(yù)告】高端盛會(huì)HR研究網(wǎng)7月29日深圳互聯(lián)網(wǎng)&互聯(lián)網(wǎng)+人力資源論壇，火熱報(bào)名中！

一、本屆論壇的演講嘉賓大咖來(lái)自：
1、原華為全球招聘總監(jiān)冉濤
2、發(fā)工資網(wǎng)創(chuàng)始人兼總裁程向陽(yáng)
3、捷仕達(dá)集團(tuán)總經(jīng)理劉光云
4、元征科技人力資源副總裁李春夫
5、小牛資本薪酬績(jī)效部總監(jiān)&共享服務(wù)部總監(jiān)金禮銘
6、上海外服集團(tuán)人事管理部總裁助理王穎達(dá)
7、東寶集團(tuán)AI事業(yè)群合伙人、CEO張征峰
8、平安科技招聘總監(jiān)楊潔
····

二、本屆論壇聚焦的熱點(diǎn)：
1、奇人奇法打造成功戰(zhàn)隊(duì)--華為成功人力資源實(shí)踐分享
2、社保入稅與個(gè)稅改革下的工資發(fā)放與薪酬優(yōu)化
3、數(shù)字化人力資源服務(wù)驅(qū)動(dòng)企業(yè)發(fā)展
4、創(chuàng)業(yè)型組織建設(shè)與人才獲取策略
5、被我們誤解多年的績(jī)效管理
6、新技術(shù)、新模式、新時(shí)代下的人力資源新視野
7、從“互聯(lián)網(wǎng)+招聘”到“AI+招聘”
8、人工智能領(lǐng)域?qū)I(yè)人才招聘探索

三、論壇日期
2018年7月29日 08：30-17：30

四、論壇地點(diǎn)：深圳南山區(qū)科興科學(xué)園3樓

五、論壇規(guī)模：500人

六、參會(huì)對(duì)象
僅限互聯(lián)網(wǎng)&互聯(lián)網(wǎng)+領(lǐng)域CEO、人力資源副總裁/總監(jiān)、人力資源經(jīng)理、招聘經(jīng)理、培訓(xùn)經(jīng)理、薪酬經(jīng)理、績(jī)效經(jīng)理等其他HR從業(yè)者。

七、報(bào)名條件及確認(rèn)
1、凡報(bào)名經(jīng)過(guò)審核的企業(yè)HR一律免費(fèi)，本屆論壇將嚴(yán)格實(shí)行參會(huì)人員身份識(shí)別。
2、非企業(yè)HR（咨詢、獵頭、培訓(xùn)、派遣、企業(yè)服務(wù)等機(jī)構(gòu)）參加收取2000元/人，更換馬甲參加一旦發(fā)現(xiàn)將進(jìn)行公布（公司名稱+人名）并提出批評(píng)。
3、空降一律按照2000元/人收取報(bào)名費(fèi)，發(fā)票將在論壇結(jié)束后一周內(nèi)快遞到。
4、論壇報(bào)名經(jīng)主辦方審核過(guò)，會(huì)通過(guò)郵件或短信予以確認(rèn)，郵件或短信二者收到其中一項(xiàng)即為報(bào)名審核通過(guò)。

八、報(bào)名程序
1、唯一指定官方報(bào)名平臺(tái)：互動(dòng)吧報(bào)名http://www.hdb.com/party/5ghj2.html

九、合作機(jī)構(gòu)

主辦單位：HR研究網(wǎng)、廣東省人力資源研究會(huì)

聯(lián)合主辦：捷仕達(dá)人才

首席贊助：捷仕達(dá)人才

高級(jí)贊助：發(fā)工資網(wǎng)、深圳南油外服、云尋獵頭

普通贊助：佩琪集團(tuán)、獵狗招聘助手

獨(dú)家報(bào)名平臺(tái)：互動(dòng)吧

戰(zhàn)略合作：正宇商學(xué)院、眾智源教育、知恒律師、氧職吧、廣東HR俱樂(lè)部、漢輝品牌設(shè)計(jì)、一覽、一點(diǎn)工具

綜合媒體：盛世三人行、HR沙龍、《人力資源》

十、組委會(huì)秘書(shū)處
第1屆中國(guó)人力資本管理高峰論壇組委會(huì)
報(bào)名咨詢電話：陳老師0755-83802522
贊助咨詢電話：曾老師18825270098（同微信）劉先生13312967671

十一、關(guān)于HR研究網(wǎng)
HR研究網(wǎng)成立于2010年02月08日，是國(guó)內(nèi)首家專注人力資源三支柱（COE·HRBP·SSC）領(lǐng)域理論、實(shí)踐探索門戶，匯聚業(yè)內(nèi)資深專家，一起幫助HR家人解惑答疑，以企業(yè)實(shí)踐案例為載體，傳遞行業(yè)最新動(dòng)態(tài)、資訊、知識(shí)、理論和思想，共同促進(jìn)和加速人力資源領(lǐng)域快速發(fā)展。

HR研究網(wǎng)線下論壇包括中國(guó)人力資本論壇、德鄰社CHO論壇、行業(yè)論壇（地產(chǎn)、金融、零售&連鎖、醫(yī)藥&醫(yī)療器械）、合作定制論壇。HR研究網(wǎng)線下論壇起步于2010年。中國(guó)人力資本論壇（500-3000人）成功主辦22屆，覆蓋城市包括深圳、廣州、北京、上海、武漢、南京、長(zhǎng)沙等城市，承接兩次國(guó)家級(jí)人力資源論壇。

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